Provisions sur charges locatives : ce que vous devez savoir !

Lorsque vous êtes propriétaire-bailleur, il est primordial de bien comprendre le mécanisme des provisions sur charges locatives. Dans cet article, nous allons définir ce que sont les charges récupérables, dresser la liste des dépenses s’y rattachant, expliquer comment calculer les provisions mensuelles, distinguer les charges réelles et forfaitaires, et enfin, aborder le processus annuel de régularisation. En maîtrisant ces aspects, vous pourrez optimiser la gestion de votre bien immobilier et favoriser une collaboration sereine avec votre locataire ! 😊

Définition des charges locatives récupérables

Les charges locatives, également appelées « charges récupérables », désignent les dépenses que vous engagez en qualité de propriétaire, pour l’usage et l’entretien de votre bien immobilier, et dont une partie peut être répercutée à votre locataire.

Les coûts vous incombent initialement, mais ils sont récupérables conformément à la loi et aux termes du contrat de location.

La loi n°89-462 du 6 juillet 1989 stipule que les charges locatives doivent être clairement mentionnées dans le contrat de location, en faisant la distinction entre les charges récupérables et non récupérables. Cette information, au moment de la signature du contrat, évite tout conflit ultérieur.

L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 précise que pour une location vide, le mode de calcul des charges imputables au locataire est obligatoirement au réel. Cela signifie qu’une provision mensuelle peut être exigée et qu’une régularisation interviendra annuellement en fonction des dépenses réelles. Le montant de la provision doit être distinct du loyer.

Les catégories de charges locatives récupérables

Le décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixe la liste des charges récupérables sur les locataires, tant pour les locations vides que pour les locations meublées.

Cette liste est exhaustive, il ne peut pas être ajoutée une autre dépense. L’annexe comprend 8 catégories de charges :

• Ascenseurs (électricité, exploitation et réparation) ;
• Eau froide et chaude (individuelle et collective pour l’entretien des espaces communs) et chauffage collectif (électricité, combustible, entretien et réparation) ;
• Installations individuelles de chauffage et de production d’eau chaude, distribution dans les parties privatives (entretien) ;
• Parties communes intérieures (électricité, entretien et menues réparations) ;
• Espaces extérieurs communs (aires de stationnement, espaces verts) ;
• Hygiène (vide-ordures, désinsectisation et désinfection) ;
• Équipements divers (digicodes, interphone(s), ramonage…) ;
• Impositions et redevances (taxe d’enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage).

Si certaines de ces tâches sont confiées à un gardien logé ou un employé d’immeuble, les salaires versés seront récupérables à 75% (ou 40% selon le nombre de tâches) dans le premier cas et à 100% dans le second.

Le calcul de la provision pour charges locatives

La provision pour charges locatives, généralement mensuelle, est une somme d’argent versée par votre locataire en plus de son loyer. Elle couvre les dépenses liées aux charges récupérables estimées pour l’année à venir.

Le montant de la provision est généralement estimé en fonction des dépenses antérieures et des changements prévus :

• Si l’immeuble est en copropriété, vous vous baserez sur la part locative (indicative) fournie par votre syndic dans son relevé annuel.
• S’il est en monopropriété avec plusieurs locataires, vous déterminerez une répartition équitable des charges en fonction de la surface du logement ou du nombre d’occupants.

Cette estimation doit être détaillée et doit prendre en compte tous les éléments constituant les charges récupérables. Vous ne pouvez pas demander au locataire de payer une provision trop exorbitante.

Le montant de la provision pour charges est obtenu en divisant les dépenses prévisionnelles du lot (après application des taux de répartitions) par le nombre de mois de l’année et en l’arrondissant le plus souvent à la dizaine d’euros supérieure.

Différence entre provisions pour charges et forfait de charges

Le mode de calcul de la provision pour charges locatives est obligatoire pour les logements loués vides. Cependant, pour les locations meublées et les colocations, une alternative existe : le forfait de charges.

Ce forfait consiste en un montant fixe ajouté au loyer de votre locataire, indépendamment des dépenses réelles engagées, et il n’est pas sujet à une régularisation annuelle.

Opter pour un forfait de charges signifie que vous prenez à votre compte les éventuelles variations des dépenses. En revanche, avec une provision pour charges, votre locataire paie les charges réelles, ce qui peut être plus avantageux pour lui si les dépenses sont inférieures au montant de la provision.

Propriétaire d’un logement meublé ou en colocation, vous avez le choix entre les deux modes de calcul : au réel ou au forfait. Ce choix doit être clairement précisé dans le contrat de location pour éviter tout litige ultérieur.

Il est donc essentiel de bien comprendre les implications de chaque mode de calcul avant de prendre une décision.

La régularisation des charges locatives

La régularisation des charges locatives intervient une fois par an. Elle compare les charges réelles de l’année écoulée aux provisions mensuelles versées par votre locataire.

Si les charges réelles dépassent les provisions, votre locataire devra payer la différence. En cas d’excédent de provisions, il aura droit à un remboursement.

Cette régularisation doit être communiquée à votre locataire un mois avant d’être exigible. Vous devez lui fournir un décompte détaillé des charges réelles pour qu’il comprenne le calcul effectué. Vous êtes tenu de conserver toutes les pièces justificatives à sa disposition pendant six mois après l’envoi du décompte.

Le montant de la provision pour les mois suivants peut être ajusté en fonction des nouvelles dépenses prévisionnelles.

En cas de départ du locataire avant l’arrêté annuel des comptes (dans le cas d’un immeuble en copropriété), vous pouvez retenir 20% du dépôt de garantie (tout en lui reversant les 80% restants). Cette retenue couvre les charges de copropriété en attente de régularisation. Après cette régularisation, la somme retenue sera restituée au locataire, déductions faites des charges réelles non encore payées.

Comprendre les charges récupérables et les provisions pour charges locatives est essentiel pour une gestion immobilière réussie. Veillez à respecter les obligations légales et à fournir une communication transparente à vos locataires dès la signature du contrat de location. Pour optimiser la gestion de vos biens, considérez l’aide d’un professionnel de l’immobilier et référez-vous aux sources officielles pour des informations détaillées. Une approche rigoureuse et transparente garantira une relation de confiance avec vos locataires.